Doświadczenie wskazuje na to, że przetwarzanie danych osobowych w spółce z o.o. to temat traktowany po macoszemu lub wręcz pomijany jako nieważny. Takie podejście może przynieść wiele problemów… Jeżeli przed Tobą wdrożenie RODO w Twojej spółce z o.o., to podpowiemy, co musisz zrobić w pierwszej kolejności!
Im wcześniej zaczniesz, tym lepiej
Pamiętaj o tym, że jeżeli przetwarzasz dane osobowe, to już spółka w organizacji może potrzebować środków mających chronić przetwarzane dane osobowe.
O potrzebie ochrony przetwarzanych danych nie decyduje bowiem sam fakt prowadzenia spółki z o.o., lecz to, że je po prostu… wykorzystujesz.
A dane możesz wykorzystywać podczas współpracy z klientami, kontrahentami, czy pracownikami.
Oczywiście, najprościej jest wprowadzać ochronę danych osobowych od samego początku działalności. Krok po kroku.
>>> Wykorzystanie zdjęć czy opisów produktów od producenta wydaje się dość powszechne, sprawdź jednak czy jest zgodne z prawem
Jeśli zajmujesz się tym samodzielnie, to zacznij od solidnych fundamentów.
Dowiedz się:
- kim jest administrator
- kto jest podmiotem przetwarzającym
- czego dotyczy polityka prywatności
- zapoznaj się z podstawami przetwarzania ujętymi w art. 6 RODO.
Zaplanuj sobie czas na wdrożenie ochrony danych osobowych.
>>> Kto podpisuje umowę o zachowaniu poufności?
To proces, który może potrwać nawet kilka tygodni.
Jakie dokumenty powinna mieć spółka z o.o., aby chronić dane osobowe zgodnie z RODO?
Obowiązek informacyjny możesz spełnić w dowolny sposób, najważniejsze to to, żebyś mógł udowodnić, że go spełniasz.
Minimum to posiadanie klauzul informacyjnych, którymi będziesz się posługiwał w kontaktach z klientami, kontrahentami, czy pracownikami. Takie klauzule mogą być zawarte w postaci odpowiedniego punktu do umowy.
Jeżeli posiadasz stronę internetową, to pamiętaj o umieszczeniu w odpowiednim miejscu na tej stronie Polityki prywatności, pola checkbox, informacji o plikach cookies.
>>> Sprawdź, jak uniknąć błędów przy przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o. o. – przeczytaj artykuł Przekształcenie. Trzy podstawowe błędy
Kolejnymi dokumentami, które dotyczą spółki z o.o. w kontekście ochrony danych osobowych to Rejestr czynności przetwarzania, Umowa powierzenia, Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi.
W sytuacji, gdy korzystasz z zewnętrznej księgowości, to powinieneś mieć również umowę powierzenia danych osobowych zawartą ze swoim biurem księgowym.
Oczywiście najprościej byłoby, gdybyś przygotowanie dokumentów RODO dla Twojej spółki z o.o. zlecił specjaliście, co polecamy jako najoptymalniejsze rozwiązanie.
Jeżeli zastanawiasz się jak założyć i prowadzić spółkę z o.o., to zapoznaj się z blogiem Biznes w spółce z o.o. Zacznij lekturę od artykułu o tytule Dane osobowe w spółce z o.o.
Zdjęcie Sigmund pochodzi z Unsplash
***
Czy musisz umieścić politykę prywatności na stronie internetowej szkoły językowej?
Zastanawiasz się czy musisz umieścić politykę prywatności na stronie internetowej szkoły językowej, poniższy artykuł jest dla Ciebie.
Polityka prywatności to dokument dzięki któremu przedsiębiorca spełnia swoje obowiązki informacyjne wynikające z Rozporządzenia o ochronie danych osobowych – wskazuje w nim, między innymi, dane, które gromadzi i przetwarza, sposób i cel ich przetwarzania oraz podmioty które mogą [Czytaj dalej…]
