Problematyka kserokopii i fotokopii akt w świetle polskiej procedury cywilnej

Magdalena Jaczewska Magdalena Jaczewska

Jedną z podstawowych zasad polskiego postępowania cywilnego jest zasada jawności wewnętrznej postępowania. Przejawia się ona w tym, że strony postępowania mają prawo do przeglądania akt sprawy, otrzymywania odpisów, kopii lub wyciągów z akt oraz zapisu dźwięku.

W związku z tym, że mamy obecnie do czynienia ze społeczeństwem informacyjnym, kiedy właściwie każdy czy prawie każdy ma lub może mieć łatwy dostęp do urządzeń z aparatem fotograficznym, pojawiły się nowe zagadnienia dotyczące zakresu stosowania tej zasady.

W pierwszej kolejności pojawiło się pytanie, jak należy traktować sporządzenie fotokopii akt sprawy? Czy powinno być to traktowane jako wydanie dokumentu, skutkujące koniecznością poniesienia opłaty kancelaryjnej za każdą stronę wydanego dokumentu?

Kolejną ważką kwestią jest rozstrzygnięcie, czy sporządzenie fotokopii akt sprawy może być traktowane jako doręczenie pisma i czy w związku z tym od dnia sporządzenia fotokopii można liczyć termin do wniesienia środka zaskarżenia? Czy może być tak traktowane sporządzenie kserokopii?

Z uwagi na doniosłe skutki procesowe związane z powyższymi zagadnieniami warto uczynić temat sporządzania kserokopii i fotokopii akt przedmiotem bliższej analizy.

I. Kwestie praktyczne związane ze sporządzaniem fotokopii akt

Możliwość sporządzania fotokopii akt przewiduje wprost Regulamin urzędowania sądów powszechnych. Przepisy te stanowią m.in. że przeglądanie akt spraw oraz samodzielne utrwalanie ich obrazu odbywa się w obecności pracownika sądowego, a akt, do których złożono testament, pod jego kontrolą.

Jednocześnie ustawa o kosztach sądowych3 stanowi, że od wniosku o wydanie kopii dokumentu znajdującego się w aktach sprawy pobiera się opłatę w kwocie 1 złotego za każdą rozpoczętą stronicę wydanego dokumentu.

Czy sporządzenie kopii dokumentu i jego wydanie to coś innego niż sporządzenie fotografii dokumentu? Jak się okazuje, opinie na ten temat są podzielone.

W 2001 roku Ministerstwo Sprawiedliwości skierowało do Prezesów Sądów Okręgowych oraz Prokuratorów Okręgowych niewiążące pismo z wytycznymi, w którym uznano, że czynność skanowania za pomocą aparatu fotograficznego należy potraktować jako substytut ręcznego sporządzania notatek z akt sprawy. Ministerstwo stwierdziło, że dla sądu nie ma żadnego znaczenia, jaką techniką osoba przeglądająca akta będzie je utrwalać. Co więcej, podkreślono, że za udostępnianie akt sprawy w ten sposób nie można żądać opłat, w szczególności opłaty kancelaryjnej, ponieważ sąd w tym przypadku nie ponosi żadnych kosztów.

W mojej ocenie stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości zasługuje na aprobatę tylko w pewnym zakresie. Za słuszny uznaję pogląd, że ze sporządzeniem fotokopii akt nie powinna wiązać się konieczność poniesienia opłaty kancelaryjnej. Należy bowiem podkreślić, że odmiennie niż w przypadku sporządzania przez pracowników sądu kserokopii akt, przy sporządzaniu fotokopii nie jest wymagane zaangażowanie pracowników sądu oraz nie ma konieczności zapewnienia materiałów kserograficznych, a w konsekwencji w razie samodzielnego sporządzania fotokopii akt Sąd- czy szerzej Skarb Państwa- nie ponosi żadnych dodatkowych opłat.

Za nietrafiony zaś uważam pogląd Ministerstwa, że sporządzenie fotokopii należy utożsamiać ze sporządzeniem notatek z akt oraz nazywanie jednej i drugiej czynności „sporządzeniem odpisów”. Odręczna notatka z akt sprawy będzie bowiem odpisem tylko wówczas, gdy będzie ona wiernie oddawała oryginał i stanowiła jego odwzorowanie (kopię) lub dokładne odzwierciedlenie jego treści.

Wracając jednak do kwestii odpłatności sporządzania fotokopii wskazuję, że opisane powyżej stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości nie znalazło pełnej akceptacji w praktyce funkcjonowania sądów.

W realiach funkcjonowania warszawskich sądów praktyka jest następująca: osoby, które przeglądają akta, mogą je też właściwie bez ograniczeń fotografować. Następnie, już przy odbiorze akt, pełnomocnik czy strona przeglądająca akta wypełnia wniosek skierowany do Sędziego o wyrażenie zgody na fotografowanie akt, w którym wskazuje, których kart z akt wniosek dotyczy. Akta są zdawane w czytelni akt, zaś wyrażenie zgody na fotografowanie następuje dopiero później, po zakończeniu dnia. Co więcej, raczej nie zdarza się, że pracownicy Sądu kontrolują, czy wskazane we wniosku karty akt są zbieżne z kartami, które zostały sfotografowane. Sądy nie pobierają też żadnych opłat za fotografowanie akt własnym sprzętem.

Również pozawarszawskie Sądy stosują zbliżoną do wyżej opisanej praktykę- porównaj w tym zakresie Regulamin Czytelni akt Sądu Rejonowego w Rzeszowie czy też Zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Kielcach.

Co do kwestii odpłatności, odmiennie na ten temat wypowiada się sędzia Sądu Apelacyjnego w Warszawie Małgorzata Manowska – w ocenie M. Manowskiej opłata kancelaryjna w wysokości 1 zł za każdą rozpoczęta stronicę wydanego dokumentu powinna być pobierana także w razie sporządzenia fotokopii akt. Sędzia stoi na stanowisku, że skoro ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych nie definiuje kopii dokumentu, uznać należy, że stanowi ona odwzorowanie dokumentu za pomocą dowolnej techniki, niezależnie od tego, kto tę technikę stosuje (pracownik sądu czy sama strona). Komentatorka uważa, że skoro art. 78 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych przewiduje opłatę od samego wniosku, przez wydanie dokumentu należy rozumieć również sporządzenie jego fotokopii za pomocą urządzenia posiadanego przez stronę. Uzasadnieniem dla takiego poglądu ma być okoliczność, że wniosek o sporządzenie fotokopii akt, identycznie jak wniosek o sporządzenie kserokopii akt, wymaga akceptacji, a zatem podjęcia czynności przez przewodniczącego wydziału.

Podsumowując zaprezentowane powyżej poglądy, skłaniam się ku rozwiązaniu, w którym od fotokopii akt nie pobiera się opłaty kancelaryjnej. Nie ma bowiem żadnego uzasadnienia, które przemawiałoby za obciążaniem strony czy jej pełnomocnika dodatkową opłatą za kopiowanie w sytuacji, w której Sąd nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów, w szczególności kosztów zakupu i eksploatacji urządzeń kserograficznych.

II. Sporządzenie fotokopii a doręczenie

Kodeks postępowania cywilnego przewiduje różne sposoby doręczeń. Zgodnie z procedurą, doręczenie może nastąpić nie tylko poprzez skierowanie pisma do adresata przesyłką pocztową, ale także poprzez wręczenie adresatowi pisma bezpośrednio w sekretariacie sądu.

Odnosząc się do powyższego, należy zadać sobie pytanie, czy sporządzanie fotokopii czy kserokopii akt może skutkować uznaniem skopiowanego/sfotografowanego pisma za doręczone? Czy od dnia uzyskania w ten sposób odpisu pisma można liczyć bieg terminu do złożenia środka zaskarżenia?

Zagadnienie skutków doręczenia pisma w trybie art. 9 (konstytuującego zasadę jawności wewnętrznej) jest obecnie kontrowersyjne w orzecznictwie, zaś o skutkach sporządzenia fotokopii akt jak dotąd w ogóle się nie mówi. Ze względu na doniosłe skutki procesowe tego zagadnienia, warto się mu nieco przyjrzeć.

Pogląd stanowiący, że doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem w trybie jawności wewnętrznej nie wywołuje skutków procesowych został sformułowany przez Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 5 września 1997 r. Także w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 26 czerwca 2001 r. Sąd Najwyższy uznał, że doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem w trybie przepisu art. 9 k.p.c. nie stanowi o rozpoczęciu biegu terminu sądowego przewidzianego w art. 369 § 1 k.p.c. (termin do wniesienia apelacji). Analogiczny pogląd został sformułowany z postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 25 listopada 1997 r., z dnia 10 marca 2000 r. oraz z dnia 29 listopada 2006 r.

Podkreślenia jednak wymaga, że w każdym z wskazanych powyżej orzeczeń stan faktyczny był taki, że strony spóźniły się ze złożeniem pisma zawierającego wniosek o doręczenie odpisu orzeczenia wraz z uzasadnieniem, zaś otrzymanie przez strony odpisu wyroku czy też postanowienia wraz z uzasadnieniem w trybie art. 9 k.p.c. nastąpiło już po upływie terminu do wniesienia środka zaskarżenia. W takich stanach faktycznych Sąd Najwyższy jednoznacznie wskazywał, że ponowne doręczenie odpisu orzeczenia wraz z uzasadnieniem nie może być traktowane jako doręczenie, od którego należy liczyć bieg terminu do wniesienia środka zaskarżenia.

Podkreślenia wymaga też, że w dostępnym zbiorze orzecznictwa znajduje się tylko jedno orzeczenie- postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2006 r. – w którym zakwestionowano słuszność przytoczonych powyżej poglądów Sądu Najwyższego. Znamienna jest również okoliczność, że tylko w tej sprawie doręczenie pisma w odpowiedzi na wniosek o kserokopie akt złożony w trybie wynikającym z art. 9 k.p.c. miało według Sądu Najwyższego zastąpić doręczenie w trybie opisanym w art. 369 § 2 k.p.c.

Stan faktyczny w tej sprawie był następujący: w dniu 30 listopada 2005 r. pełnomocnik strony, zachowując ustawowy termin, złożył wniosek o doręczenie odpisu wyroku z uzasadnieniem. W dniu 20 stycznia 2006 r. pełnomocnik wniósł o przyspieszenie dokonania tej czynności. Następnie, w dniu 31 stycznia 2006 r., w odpowiedzi na pismo złożone w trybie art. 9 k.p.c., pełnomocnikowi powoda wydano w sekretariacie Sądu Apelacyjnego wyrok z uzasadnieniem w formie kserokopii.

W opisywanej powyżej sprawie doręczenie odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem w trybie art. 369 § 2 k.p.c. w ogóle nie nastąpiło, zaś Sąd uznał, że termin do wniesienia środka zaskarżenia należy liczyć od dnia otrzymania przez pełnomocnika powoda kserokopii wyroku wraz z uzasadnieniem wydanego w odpowiedzi na wniosek złożony na podstawie art. 9 k.p.c.

W uzasadnieniu Sąd wskazał, że doręczenie zaskarżonego wyroku w formie odbitki kserograficznej oryginału, w sekretariacie sądu, spełnia wymogi art. 140 k.p.c., stanowiącego, że pisma procesowe i orzeczenia doręcza się w odpisach i w związku z tym takie doręczenie może powodować otwarcie terminu do wniesienia środków zaskarżenia.

Sąd, uzasadniając swoje stanowisko, wskazał, że w prawie procesowym nie ma legalnej, regulacyjnej definicji pojęcia odpis, a w związku z tym, że brak jest jednoznacznych normatywnych wskazówek pozwalających na określenie znaczenia pojęcia „odpis”, należy sięgnąć do języka potocznego. W tym zakresie Sąd powołał się na „Słownik języka polskiego” pod red. W. Doroszewskiego, „Słownik języka polskiego” pod red. M.Szymczaka oraz „Słownik poprawnej polszczyzny” i przyjął, że odpis to nic innego niż „tekst odpisany, kopia oryginału”, tj. dokument wiernie oddający oryginał, stanowiący jego odwzorowanie (kopię) lub dokładne odzwierciedlenie jego treści. Sąd uznał również, że metoda sporządzania odpisu nie ma znaczenia, może to być również ksero czy wydruk komputerowy.

Analizując opisane powyżej stanowiska za słuszny uznaję pogląd zakładający, że doręczenie odpisu pisma w sekretariacie sądu, nawet jeśli wydana została odbitka kserograficzna tego pisma, należy uznać za skuteczne doręczenie. Wskazuję jednak, że wobec rozbieżności orzecznictwa w tym zakresie, osoba odbierająca pismo (w szczególności jeżeli nie jest to profesjonalny pełnomocnik) powinna otrzymać wyraźną informację, że tak doręczone pismo jest skutecznym doręczeniem, powodującym otwarcie terminu do wniesienia środka zaskarżenia.

W mojej ocenie o skutecznym doręczeniu nie może zaś być mowy w sytuacji, w której strona sama sporządzi sobie fotokopie akt, w tym fotokopie orzeczenia, które podlega zaskarżeniu. Wskazać bowiem należy, że w tym przypadku nie mamy do czynienia z „wręczeniem pisma”, o jakim mowa w art. 132 § 2 k.p.c. Wprawdzie Kodeks postępowania cywilnego w określonych przypadkach przewiduje fikcję doręczenia w sytuacjach, w których doręczenia (tj. wręczenia pisma) faktycznie nie było15, to jednak uznać należy, że przepisy ustanawiające fikcję doręczenia (wręczenia) nie powinny być traktowane rozszerzająco.

Argumentem przemawiającym przeciwko przyjęciu, że sporządzenie fotokopii akt mogłoby być uznane za doręczenie powodujące wszelkie konsekwencje procesowe (w szczególności konsekwencje w postaci rozpoczęcia biegu terminu do wniesienia środka zaskarżenia) jest też okoliczność, że pracownicy Sądu nie kontrolują jakości wykonywanych fotokopii, a zatem mogłoby się okazać, że sporządzona przez osobę przeglądającą akta fotokopia jest nieczytelna czy też niewyraźna, a mimo to uznano by doręczenie za skuteczne.

Dodatkowo, odwołując się do opisanej powyżej praktyki funkcjonowania sądów w zakresie wyrażania zgody na fotokopie akt, wydaje się wręcz niemożliwe kontrolowanie każdej osoby sporządzającej fotokopie, czy sporządziła również fotokopie kart zawierających orzeczenie, na które przysługuje środek zaskarżenia.

Mając na względzie podniesione powyżej argumenty uważam, że bieg terminu zaskarżenia rozpoczyna się w dniu, w którym- w zależności od tego, które zdarzenie będzie wcześniejsze – stronie zostanie doręczony odpis pisma sądowego poprzez pocztę albo strona otrzyma w sekretariacie sądu czy też czytelni akt kserokopię pisma podlegającego zaskarżeniu. Nie można jednak liczyć terminu do wniesienia środka zaskarżenia od dnia, w którym strona sporządzi fotokopie akt.

Autor: Magdalena Jaczewska, aplikantka adwokacka w Kancelarii Prawniczej Kruk i Wspólnicy.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: